Decidimos festejar, ¿y ahora por dónde arrancamos?
YA TOMARON LA DECISIÓN MÁS IMPORTANTE: FESTEJAR.
El tema es, ¿cómo continuamos? Entre tantos detalles que uno no quiere dejar pasar por alto, entiendo que puede no ser fácil comenzar a organizarse. Sin embargo, las primeras decisiones que tomes al iniciar la planificación son determinantes para comprender cuál es el rumbo a seguir.
Al contratar mi servicio como Event Planner, voy a conducirte a comprender el objetivo que vayamos a perseguir. Ahora bien, si quisieras esclarecer tus ideas previamente para sentirte más orientado, te comparto una guía de las cuestiones más importantes en las que suelo profundizar en mis primeras reuniones con cada cliente:
La elección de la fecha, que condicionará directamente el armado del calendario, el cronograma, la agenda de tareas y los ritmos a seguir; si el evento será diurno o nocturno; en el caso de una boda, si llevarán a cabo también un enlace civil o religioso; y si ya tienen definidos los lugares o el tipo de ceremonia que realizarán en cada caso —aspecto que muchas veces condiciona la logística de traslados y horarios cuando se decide que coincida el mismo día de la fiesta—.
La cantidad de invitados y el tipo de público, lo cual repercute en numerosas cuestiones, ya que cada público requiere distintos tipos de atención —no es igual si hay o no hay niños, o si el rango etario general ronda los 20, 30, 40 o 60 años; si vienen del extranjero o son todos locales; y si hablan o no el mismo idioma—, entre otras cosas. Si querés inspiración real, mirá nuestro porfolio de eventos.
La elección de la locación y el estilo del evento —si buscan algo romántico, vintage, campestre o vanguardista— nos dará una pauta para determinar si la locación más conveniente es un moderno salón en medio de la ciudad, una estancia con hectáreas de parque y arbolada, o incluso su propia casa. Este punto conduce al análisis posterior de las instalaciones con que cuenta el espacio: el mobiliario y la tecnología disponible, los accesos e infraestructura, si será necesario solicitar soporte adicional y las condiciones de trabajo que el lugar indique.
¿Buscan un ambiente romántico, campestre, moderno o vintage? Tal vez sueñen con un viñedo para una boda destino o con una celebración en una playa paradisíaca.
Si quieren algo así, descubrí nuestra sección de Bodas destino.
La definición del presupuesto y su análisis, para comprender dónde estamos parados entre la expectativa del evento y la realidad.
La selección de proveedores, que, en un mercado que crece exponencialmente y donde las opciones se diversifican cada vez más, nos permite elegir prestadores de servicio cada vez más especializados y profesionales. A partir de esta idea, comenzamos a desglosar los servicios fundamentales y necesarios, que son los primeros que debemos resolver, así como aquellos que podemos ir trabajando más adelante. Entre ellos puedo enumerar la barra de tragos y el catering, determinando el formato del menú y el tipo de servicio que deseemos, buscando que se adapte a la dinámica del evento y al tipo de público:
¿queremos servicio a la mesa, emplatado, con un menú de pasos y un estilo gourmet, o nos inclinamos por disponer mesones de autoservicio?
Te recomiendo trabajar con proveedores de confianza y con experiencia en el tipo de evento que buscás. En nuestra página de Servicios para eventos encontrarás opciones personalizadas.
LA DECORACIÓN Y LA PUESTA EN ESCENA.
Debe ser acorde a la impronta que queramos dar; el estilo de fotografía y/o videografía deseado; el DJ; el equipamiento técnico; si queremos música en vivo o no; y todo lo relativo a entretenimiento, shows y animación.
Por supuesto, luego de encontrar las respuestas a estas preguntas, surgen otras cuestiones, que van desde las tradiciones que uno quiera o no conservar; el estilismo de los agasajados y la elección del look; el diseño y producción de souvenirs, invitaciones, regalos y papelería general para el evento; la logística de transporte y alojamiento, en caso de ser necesario; y todo lo relacionado con trámites y documentación legal. Incluso el posevento, con todo lo que eso conlleva, desde los agradecimientos a los invitados y proveedores hasta la noche de bodas y la luna de miel.
¡Cuántas cosas en las cuales poner atención, ¿no?! Y esto es solo el comienzo. Por eso, confiar en un profesional que te acompañe y respalde en este proceso es una excelente elección. Yo te puedo dar la garantía de que, conmigo, todos estos asuntos organizacionales y relativos a tu evento serán atendidos desde el primer momento y de forma balanceada, en un plan maestro, poniendo toda mi energía, experiencia y pasión en tu proyecto para alcanzar el objetivo que compartimos: que todo salga como lo imaginamos.
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