Eventos al aire libre: qué tener en cuenta
GUÍA PARA PLANIFICAR Y ORGANIZAR UN EVENTO OUTDOOR SIN IMPREVISTOS.
Celebrar un evento al aire libre tiene un encanto único y eso es innegable: el contacto con la naturaleza y disfrutar de esa atmósfera relajada y natural puede ser una experiencia mágica. Sin embargo, el exterior también presenta un sinfín de desafíos logísticos que, si se prevén y resuelven profesionalmente, se convierten en ventajas.
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ASPECTOS CLAVE PARA ORGANIZAR UN EVENTO AL AIRE LIBRE.
Evaluar las condiciones climáticas es el punto principal: no hay que dejar de pensar aspectos como la estación del año en que el evento se llevará a cabo, las posibles temperaturas, las probabilidades de lluvia y vientos, e incluso el rango horario de la celebración y la incidencia de la iluminación solar.
A raíz de esto surgirán otras cuestiones que debemos contemplar relativas al espacio físico, el montaje y el mobiliario – y no, no me refiero a sillas, sillones y mesas –. Luego de visitar la locación sabremos si es necesario contratar equipamiento adicional como baños portátiles, grupos electrógenos, iluminación extra, seguridad o incluso carpas.
Así también es fundamental consultar si se requieren autorizaciones especiales, ya que algunas sedes o municipios solicitan contar con permisos y/o regulaciones particulares para cada ocasión.
¿CÓMO RESUELVO ESTOS DESAFÍOS COMO EVENT PLANNER?
Confieso que me gustan los desafíos, y probablemente sea esa la razón por la cual este tipo de eventos son mis preferidos. La idea de crear desde cero toda la puesta en escena, desplegando un “salón” sobre un par de metros cuadrados de pasto ¡me a-p-a-s-i-o-n-a!.
A partir del momento en que mi cliente me cuenta que quiere que su evento sea outdoor, comienzo a repasar mis checklists y a planificar los cronogramas considerando cada eventualidad: desde los traslados de los invitados hasta los looks de los agasajados, porque para que el resultado sea un éxito, es crucial seguir un hilo conductor con cada decisión que vayamos tomando.
La experiencia gastronómica, la música ambiente, la decoración; todos los servicios deben funcionar en concordancia para que la celebración tenga coherencia y se disfrute orgánicamente. Es por este motivo que selecciono proveedores especializados, con experiencia trabajando en exterior, cuyos equipamientos estén preparados y que puedan prever todo lo relativo al montaje y a las mismas condiciones que la naturaleza nos aporta.
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Lograr una atmósfera ideal, además, va a ser producto de haber priorizado la comodidad de los invitados. El diseño del espacio debe tener un objetivo principal: que se integren el entorno natural y la ambientación, sin descuidar las necesidades de nuestro público. Nadie quiere estar parado bajo el rayo del sol durante horas, y tampoco es agradable ver una montaña de abrigos sobre los juegos de living: por ello hay que disponer de espacios con sombra, puntos de hidratación, repelentes y hasta abanicos o mantas si hicieran falta.
Si querés que tu evento sea al aire libre, podés contar con que voy a ocuparme de cada detalle para que disfrutes desde el día cero sin preocupaciones. Contactame ahora y planifiquemos ese gran evento.
