Armar un seating plan que no sea incómodo
La distribución de mesas en un evento parece un detalle más del cual debemos ocuparnos en algún momento, pero la realidad es que el seating plan es determinante para el clima global de la experiencia.
Dejarlo para último momento es común, pero es un error: su armado requiere dedicación, y hacerlo a las corridas puede hacernos olvidar algunos puntos importantes a tener en cuenta.
POR QUÉ LA DISTRIBUCIÓN DE LAS MESAS DEFINE LA EXPERIENCIA DEL EVENTO
Te comparto algunas reglas claves para cuando llegue el momento de ocuparse de esta tarea:
Regla 1: afinidad.
No mezcles personas “para que se conozcan”. Si no hay vínculo previo entre ellas, lo más probable es que no lo sientan orgánico, no fluya y no funcione.
Tampoco es recomendable forzar interacciones entre partes donde haya existido alguna rispidez. ¿Puede salir bien? Claro que la posibilidad existe, pero mi consejo siempre es: no es este el día para probar suerte.
Regla 2: energía.
Pensá en puntos que puedan tener en común: edades, intereses, actividades que realizan o incluso sus personalidades.
Una mesa equilibrada estimula la conversación, mientras que una mal planteada termina llevando a esos silencios incómodos que queremos evitar.
Un seating plan bien pensado no se nota: se siente. Detrás de cada mesa hay una decisión estratégica que forma parte del diseño integral del evento.
Regla 3: cercanía estratégica.
En cuanto a la distribución física de las mesas, es importante considerar cuestiones como: los niveles de confianza que tenemos con los diferentes invitados, así como también las energías que estos manejan.
A familiares cercanos o amigos cuya vibra queremos más cerca – por ejemplo, por ser los primeros en pararse cuando suene la primera tanda de baile –, conviene ubicarlos más cercanos al centro del espacio o, al menos, cercanos a la mesa principal o pista. Por otra parte, a aquellos invitados relativos al ámbito profesional, más formales o simplemente no tan cercanos como otros, es aconsejable asignarlos a alguna zona más tranquila.
Regla 4: formato.
No presta a lo mismo una configuración de salón con mesas redondas, que promueven la interacción entre todos los integrantes, que utilizando mesas alargadas, donde la dinámica suele ser más acotada.
El formato condiciona el comportamiento general: seleccionalo en base a la experiencia que busques lograr.
El seating plan lleva tiempo y criterio aplicado, y ese trabajo invisible es lo que evita incomodidades muy notorias.
Si querés un evento que se sienta especial, memorable y exitoso; en el que cada detalle haya sido pensado y plasmado con profesionalismo y cuidado, hablemos.
