Los imprevistos van a ocurrir durante tu evento, quieras o no.
PODEMOS PASAR LARGOS MESES PLANIFICANDO CADA DETALLE PARA EL GRAN DÍA; SIN EMBARGO, SIEMPRE VAN A OCURRIR IMPREVISTOS.
Pueden ser de mayor o menor magnitud, pero estar preparado, con el equipamiento necesario y el backup logístico bajo la manga es la clave para solventar cualquier situación que pueda surgir en el camino.
Sin ir más lejos, hace unos días conversaba con mi cuñada, quien se puso a su hombro el cumpleaños de quince de su hija, y en pos de darle una mano con los últimos preparativos, le compartí una checklist con “cosas varias” que tiene que cargar en su bolso para el día de la fiesta.
Si vos también estás a días de tu evento y querés repasar lo esencial, te invito a que leas luego esta otra entrada.
Mi cuñada muy agradecida, pero sorprendida también por la cantidad de ítems que le sugerí cargar, me dijo “ni cuando me voy de vacaciones tengo que preparar tantas cosas”, a lo que le respondí “cuando uno viaja, confía en que lo que no lleva lo termina comprando allá, pero esto es un one-shot-thing”. ¿A dónde voy con esto?
La mayor presión durante un evento siempre está dada por el reloj.
SI TODO ESTÁ BAJO EL CONTROL DE ALGUIEN PRÁCTICO Y EXPERIMENTADO, EL PASO DE LAS HORAS NO ES UN PROBLEMA.
No obstante, hacerse cargo de resolver cuestiones como demoras en la llegada de los proveedores, quienes, por trabajar en cadena, ocasionan un arrastre en toda la puesta en escena; tener que estar atento a las condiciones climáticas porque tenés la recepción prevista al aire libre y las nubes son cada vez más negras – mientras que vos, anfitrión, tendrías que estar ultimando detalles de tu vestuario porque en veinte minutos llegan los primeros asistentes –; o, aún peor, que comenzado el evento el personal de seguridad te notifique que hay invitados en la puerta que no están en la lista, y hay que evaluar y negociar si es posible o no que ingresen; en cualquiera de estos casos, creéme, el reloj sí empieza a meter presión. No hay oportunidad ni tiempo para hacerlo dos veces, y lo que antes eran opciones infinitas de resolución a lo que parecía sólo un posible problema sin importancia, ahora se redujo a una toma de decisión instantánea, cruda y concreta. One-shot-thing.
Claro que me ha tocado resolver en carne propia situaciones de esta índole como planner de eventos. Podés acceder a mi galería para ver un poco más de mis trabajos. Desde sacar sombrillas, gazebos, incluso carpas estructurales de la galera estando a horas de comenzar la fiesta y en plena temporada alta; tener que renegociar parte del servicio con los proveedores – en pleno transcurso del plato principal – ; entretener al público mientras rencaminábamos una falla técnica audiovisual; hasta – con el objetivo de adelantarme a cuestiones como estas – hacer relevamientos varios kilómetros a la redonda de una locación para tener ubicados puntos estratégicos y así poder salir corriendo con una brújula-y-mapa mental en la cabeza si así hubiese hecho falta.
Lo importante acá es comprender que los imprevistos van a aparecer, tarde o temprano, así que preguntate: ¿estás preparado para afrontar cualquiera sea el que se presente? ¿vas a poder manejar estas situaciones y niveles de presión y estrés en medio de la vorágine de ese día? He aquí la más importante, ¿querés hacerlo?
Si creés que te sentirías más cómodo delegando en alguien que tenga la cancha y la cintura tanto con el manejo del timing como de los imprevistos, dejáme acompañarte.
